Ülevaade muudatuste juhtimisest 10 minutiga

Mis on muudatuste juhtimine?

Muudatuste juhtimine on struktrureeritud metoodika ja tööriistade kasutamine juhtimaks seda poolt muudatuste juures, mis on inimestega seotud.

      • Protsess, mida kasutatakse süsteemide, protsesside ja muudatuste haldamiseks organisatsioonis
      • Juhtkonna  kompetents toetada  organisatsioonis toimuvaid muudatusi
      • Strateegiline võimekus suurendada muutumisvalmidust ja reageerimisvõimet

     

    Miks on muudatuste juhtimist vaja?

    Mitmed uuringud on näidanud, et tõenäosus projektiga soovitud eesmärgid saavutada, on otseselt seotud muutuste juhtimise efektiivsusega. 327 projektijuhiga läbi viidud uuringust (Business Process Reengineering Benchmarking report) ilmnes, et peamine takistus edu saavutamisel oli muudatuse ebaõnnestunud juhtimine inimestega seotud aspektides ning töötajate vastuseis. Töötajate vastupanule muudatusega seoses viidati 5x enam kui ühelegi teisele takistusele.

    Prosci uuringust selgub, et tipptasemel muudatuste juhtimise võimekusega saavutatakse eesmärgid kuni 6x tõenäolisemalt kui puuduliku muudatuste juhtimisega. Ainuüksi „kehvalt“ muudatuse juhtimise tasemelt „heale“ liikudes on võimalik suurendada edu tõenäosust kuni 3 korda.

 

 

  •  

    Mõju omaksvõtule ja uue lahenduse kasutamisele

    Muudatuste juhtimise rakendamine mõjutab otseselt uue lahenduse omaksvõttu ja kasutamise kvaliteeti:

            • Omaksvõtukiirus – kui kiiresti võtavad töötajad muudatuse omaks ja kui hästi püsib projekt ettenähtud ajagraafikus
            • Lõplik kasutamine – kui paljud töötajad hakkavad uutmoodi tööle
            • Asjatundlikkus  – kui hästi saavad töötajad uues keskkonnas hakkama ja kas nad jõuavad  oodatud tulemusteni

    Mõju projekti eesmärkidele ja ROI-le

    Kui muudatuste juhtimisega saavutatakse uue lahenduse kiirem omaksvõtt, siis suureneb ka tõenäosus saavutada planeeritud eesmärgid püsides ajagraafikus ja eelarves. Kui inimeste pool on halvasti juhitud, jäävad projektid ajakavast maha, vähem töötajaid tuleb muudatusega kaasa ning projekti ROI on madal. Mõningatel juhtudel võivad projektid täielikult ebaõnnestuda.

     

    Võtmerollid saavutamaks muudatuste juhtimises edu

    Peamised rollid on:

    Peamine sponsor

    Peamine sponsor on isik, kes muudatusprojekti heaks kiidab ning seda rahastab. See inimene tavaliselt kontrollib muudatuse poolt mõjutatud ressursse, süsteeme ja inimesi. Peamine sponsor omab tavaliselt õigust otsustada muudatuse ulatuse ja ajaraamistiku üle.

    Sponsor

    Sponsoriks on kõik tipp- ja keskastmejuhid, kes vastutavad töötajate või süsteemide üle, mis on muudatusest mõjutatud. Ehk sponsoriks on iga juht, kelle tugi ja aktiivne kaasalöömine on eduks vajalik.

    Sponsorlus

    Sponsorluse mõiste all mõeldakse tegevusi, mida töötajad oma juhtidelt ootavad. Nendeks on aktiivne ja nähtav osalemine kogu projekti vältel, sponsorite koalitsiooni loomine teiste juhtide ja alluvatega ning otsene suhtlus oma töötajatega.

    Sponsorite koalitsioon

    Sponsorite koalitsioon on projekti sponsorite ühendus. Tugev sponsorite koalitsioon on eduka projekti indikaatoriks, samal ajal nõrk sponsorite koalitsioon on märk sellest, et projekt jääb ajakavast maha, ei täida eesmärke või ebaõnnestub täielikult.

    Juhid

    Juhtidel, kelle töötajad on muudatusest mõjutatud, on kanda võtmeroll. Need juhid on muudatussõnumite eelistatud edastajad, mis on seotud sellega, kuidas muutus isiklikult töötajaid mõjutab.

    Huvigrupid

    Kõik muudatusest mõjutatud sponsorid, juhid ja töötajad moodustavad huvigrupi. Sinna võivad kuuluda ka välispartnerid, tarnijad ja kliendid.

    Projektijuht

    See roll on määratud isikule, kellel on üldine vastutus projekti elluviimise eest. Tal on otsene igapäevane kontroll projekti meeskonna, tööülesannete ja projektiga seotud ressurside üle.

    Muudatusprotsessi juht

    See roll on määratud inimesele, kes loob projekti tarbeks muudatuste juhtimise plaanid ja hoolitseb selle eest, et need saaks ellu viidud. Muudatuste juhtimise plaanide alla kuuluvad kommunikatsioniplaan, sponsorite tegevuskava, coachimise kava, koolitusplaan ja vastupanu maandamise plaan.

     

    Muudatuste juhtimise protsessi mõistmine

    Terviklik lähenemine muudatuste juhtimisele hõlmab endas nii individuaalset kui ka organisatsioonilist muudatuste juhtimist.

    Organisatsiooniline muudatuste juhtimine

    See on protsess, mille abil kujundatakse ja viiakse ellu muudatuste juhtimise tegevusi, mis mõjutab laiemat hulka töötajaid, eesmärgiga saavutada muudatuse omaksvõtt ja laialdane kasutamine. Need tegevused on:

    Faas 1 – muudatuseks ettevalmistumine
    • Hindamine, riskide analüüs ja strateegia väljatöötamine
    • Muudatuste juhtimise ressurside määratlemine ja ettevalmistamine
    • Vajaliku sponsorite mudeli loomine ning sponsorite ettevalmistamine muudatuse eestvedamiseks
    Faas 2 – muudatuse juhtimine
    • Kommunikatsiooni plaani loomine
    • Sponsori tegevuskava loomine
    • Juhtidele coachimise plaani väljatöötamine, aitamaks oma töötajatel muudatusega kohaneda
    • Koolitusplaani loomine
    • Vastupanu maandamise strateegia väljatöötamine
    • Projektijuhtimise ja muudatuste juhtimise tegevuste ühendamine
    • Eelnimetatud plaanide elluviimine
    Faas 3 – muudatuse kinnistamine
    • Tagasiside kogumine ja analüüsimine, auditite läbiviimine ja tulemuste mõõtmine
    • Vastupanu algpõhjuste väljaselgitamine ning nendega tegelemine
    • Edu tähistamine ning projekti tegevuste muutmine igapäevasteks ülesanneteks

    Individuaalne muudatuste juhtimine

    Individuaalne muudatuste juhtimine tegeleb iga töötajaga isiklikul tasandil. Edukas individuaalne muutus hõlmab endas viit järjestikku läbitavat sammu. Seda mudelit nimetatkase Prosci ADKAR® mudeliks:

    1. Teadlikkus (Awareness), miks muudatust on vaja
    2. Tahe (Desire) muudatuses kaasa lüüa
    3. Teadmised (Knowledge), kuidas muutuda
    4. Võimekus (Ability) muudatus ellu viia
    5. Kinnistamine (Reinforcement), et muudatus jääks püsima

  • Alles siis, kui töötajad on edukalt läbinud individuaalse muutuse, on võimalik saavutada organisatsiooni eesmärke.

 

  • Organisatsiooni muutumisvõime kasvatamine

    Organisatsiooni muutumisvõime kasvatamine (enterprise change management) on muudatuste juhtimise struktureeritud ja teadvustatud  kasutuselevõtt kogu organisatsioonis. Kõrgeima muudatuste juhtimise küpsusastme saavutanud organisatsioonid loovad infrastruktuuri, mis muudab muudatuste juhtimise organisatsiooniliseks võimekuseks ja strateegiliseks konkurentsieeliseks. Muudatuse juhtimise praktikate, protsesside ja pädevuse muutmine igapäevaseks tavaks aitab sellel saada organisatsiooni põhikompetentsiks ja osaks organisatsioonikultuurist. Muudatuste juhtimise strateegia juurutamine aitab kaasa agiilsele ja muutumisvalmile organisatsioonile.

     

    Kokkuvõtteks

    Muudatuste juhtimise eesmärk on aidata töötajatel edukalt läbida muudatusprotsess:

    • Suurendada muudatuse edukuse tõenäosust ja seeläbi eesmärkide saavutamise tõenäosust
    • Maandada töötajate vastupanu muudatusele
    • Tekitada organisatsioonis muudatuse juhtimise kompetents

     

  • Muudatuste juhtimiseks vajalikud teadmised ja tööriistad on võimalik omandada Prosci muudatuste juhtimise sertimisprogrammis, mis on nüüd kättesaadav ka Eestis.

Postituse originaal allikas on leitav Prosci blogist.