Muudatuste juhtimise ülevaade 10 minutiga

Anname 10 minutiga ülevaate muudatuste juhtimisest, milleks seda vaja on ja kuidas ta toimib.

Mis on muudatuste juhtimine? 

Muudatuste juhtimine on struktureeritud metoodika ja tööriistade kasutamine juhtimaks muudatuste inimestega seotud poolt. Muudatuste juhtimine on: 

  • Protsess, mida kasutavad projektimeeskonnad haldamaks süsteeme, protsesse ja muudatusi organisatsioonis 
  • Juhtkonna kompetents toetada organisatsioonis toimuvaid muudatusi 
  • Strateegiline võimekus suurendada muutumisvalmidust ja reageerimisvõimet 

Miks on muudatuste juhtimist vaja? 

Mitmed uuringud on näidanud, et tõenäosus projektiga soovitud eesmärgid saavutada, on otseselt seotud muutuste juhtimise efektiivsusega. 327 projektijuhiga läbi viidud uuringust (Business Process Reengineering Benchmarking report) ilmnes, et peamine takistus edu saavutamisel oli muudatuse ebaõnnestunud juhtimine inimestega seotud aspektides ning töötajate vastuseis. Töötajate vastupanule muudatusega seoses viidati 5x enam kui ühelegi teisele takistusele.  

Prosci uuringust selgub, et tipptasemel muudatuste juhtimise võimekusega saavutatakse eesmärgid kuni 6x tõenäolisemalt kui puuduliku muudatuste juhtimisega. Ainuüksi „kehvalt“ muudatuse juhtimise tasemelt „heale“ liikudes on võimalik suurendada edu tõenäosust kuni 3 korda.

 

Mõju omaksvõtule ja uue lahenduse kasutamisele 

Muudatuste juhtimise rakendamine mõjutab otseselt uue lahenduse omaksvõttu ja kasutamise kvaliteeti: 

  • Omaksvõtukiirus – kui kiiresti võtavad töötajad muudatuse omaks ja kui hästi püsib projekt ettenähtud ajagraafikus 
  • Lõplik kasutamine  kui paljud töötajad hakkavad uutmoodi tööle 
  • Asjatundlikkus – kui hästi saavad töötajad uues keskkonnas hakkama ja kas nad jõuavad oodatud tulemusteni

 

Mõju projekti eesmärkidele ja ROI-le 

Kui muudatuste juhtimisega saavutatakse uue lahenduse kiirem omaksvõtt, siis suureneb ka tõenäosus saavutada planeeritud eesmärgid püsides ajagraafikus ja eelarves. Kui inimeste pool on halvasti juhitud, jäävad projektid ajakavast maha, vähem töötajaid tuleb muudatusega kaasa ning projekti ROI on madal. Mõningatel juhtudel võivad projektid ka täielikult ebaõnnestuda 

Võtmerollid saavutamaks muudatuste juhtimises edu 

Peamised rollid on: 

Peamine sponsor 

Peamine sponsor on isik, kes muudatusprojekti tellib ning seda rahastab. See inimene tavaliselt kontrollib muudatuse poolt mõjutatud ressursse, süsteeme ja inimesi. Peamine sponsor omab tavaliselt õigust otsustada muudatuse ulatuse ja ajaraamistiku üle.  

Sponsor 

Sponsoriks on kõik tipp- ja keskastmejuhid, kes vastutavad töötajate või süsteemide üle, mis on muudatusest mõjutatud. Ehk sponsoriks on iga juht, kelle tugi ja aktiivne kaasalöömine on eduks vajalik.  

Sponsorlus 

Sponsorluse mõiste all mõeldakse tegevusi, mida töötajad oma juhtidelt ootavad. Nendeks on aktiivne ja nähtav osalemine kogu projekti vältel, sponsorite koalitsiooni loomine teiste juhtide ja alluvatega ning otsene suhtlus oma töötajatega.   

Sponsorite koalitsioon  

Sponsorite koalitsioon on projekti sponsorite ühendus. Tugev sponsorite koalitsioon on eduka projekti indikaatoriks, samal ajal nõrk sponsorite koalitsioon on märk sellest, et projekt jääb ajakavast maha, ei täida eesmärke või ebaõnnestub täielikult.   

Juhid 

Juhtidel, kelle töötajad on muudatusest mõjutatud, on kanda võtmeroll. Need juhid on muudatussõnumite eelistatud edastajad, mis on seotud sellega, kuidas muutus isiklikult töötajaid mõjutab.  

Huvigrupid 

Kõik muudatusest mõjutatud sponsorid, juhid ja töötajad moodustavad huvigrupi. Sinna võivad kuuluda ka välispartnerid, tarnijad ja kliendid.

Projektijuht 

See roll on määratud isikule, kellel on üldine vastutus projekti elluviimise eest. Tal on otsene igapäevane kontroll projekti meeskonna, tööülesannete ja projektiga seotud ressurside üle.  

Muudatusprotsessi juht 

See roll on määratud inimesele, kes loob projekti tarbeks muudatuste juhtimise plaanid ja hoolitseb selle eest, et need saaks ellu viidud. Muudatuste juhtimise plaanide alla kuuluvad kommunikatsioniplaan, sponsorite tegevuskava, coachimise kava, koolitusplaan ja vastupanu maandamise plaan.   

Muudatuste juhtimise protsessi mõistmine 

Terviklik lähenemine muudatuste juhtimisele hõlmab endas nii individuaalset kui ka organisatsioonilist muudatuste juhtimist: 

Organisatsiooniline muudatuste juhtimine 

See on protsess, mille abil kujundatakse ja viiakse ellu muudatuste juhtimise tegevusi, mis mõjutab laiemat hulka töötajaid, eesmärgiga saavutada muudatuse omaksvõtt ja laialdane kasutamine. Need tegevused on: 

Faas 1 – muudatuseks ettevalmistumine 
  • Hindamine, riskide analüüs ja strateegia väljatöötamine 
  • Muudatuste juhtimise ressurside määratlemine ja ettevalmistamine 
  • Vajaliku sponsorite mudeli loomine ning sponsorite ettevalmistamine muudatuse eestvedamiseks. 
Faas 2 – muudatuse juhtimine 
  • Kommunikatsiooni plaani loomine 
  • Sponsori tegevuskava loomine  
  • Juhtidele coachimise plaani väljatöötamine, aitamaks oma töötajatel muudatusega kohaneda
  • Koolitusplaani loomine  
  • Vastupanu maandamise strateegia väljatöötamine 
  • Projektijuhtimise ja muudatuste juhtimise tegevuste ühendamine  
  • Eelnimetatud plaanide elluviimine 
Faas 3 – muudatuse kinnistamine 
  • Tagasiside kogumine ja analüüsimine, auditite läbiviimine ja tulemuste mõõtmine  
  • Vastupanu algpõhjuste väljaselgitamine ning nendega tegelemine 
  • Edu tähistamine ning projekti tegevuste muutmine igapäevasteks ülesanneteks 

Individuaalne muudatuste juhtimine  

Individuaalne muudatuste juhtimine tegeleb iga töötajaga isiklikul tasandil. Edukas individuaalne muutus hõlmab endas viit järjestikku läbitavat sammu. Seda nimetatkase Prosci ADKAR® mudeliks:  

  • Teadlikkus, miks muudatust on vaja 
  • Tahe muudatuses kaasa lüüa 
  • Teadmised, kuidas muutuda  
  • Võimekus muudatus ellu viia 
  • Kinnistamine, et muudatus jääks püsima 

Alles siis, kui töötajad on edukalt läbinud individuaalse muutuse, on võimalik saavutada organisatsiooni eesmärke.

 

Organisatsiooni muutumisvõime kasvatamine 

Organisatsiooni muutumisvõime kasvatamine (enterprise change management) on muudatuste juhtimise struktureeritud ja teadvustatud  kasutuselevõtt kogu organisatsioonis. Kõrgeima muudatuste juhtimise küpsusastme saavutanud organisatsioonid loovad infrastruktuuri, mis muudab muudatuste juhtimise organisatsiooniliseks võimekuseks ja strateegiliseks konkurentsieeliseks. Muudatuse juhtimise praktikate, protsesside ja pädevuse muutmine igapäevaseks tavaks aitab sellel saada organisatsiooni põhikompetentsiks ja osaks organisatsioonikultuurist. Muudatuste juhtimise strateegia juurutamine aitab kaasa agiilsele ja muutumisvalmile organisatsioonile.

 

Kokkuvõte 

Muudatuste juhtimise eesmärk on aidata töötajatel edukalt läbida muudatusprotsess:  

  • Suurendada muudatuse edukuse tõenäosust ja seeläbi eesmärkide saavutamise tõenäosust 
  • Maandada töötajate vastupanu muudatusele 
  • Tekitada organisatsioonis muudatuse juhtimise kompetents 

Muudatuste juhtimiseks vajalikud teadmised ja tööriistad on võimalik omandada Prosci muudatuste juhtimise sertimisprogrammis, mi on nüüd kättesaadav ka Eestis. Vaata lähemalt.

 

Change Partners OÜ

Woldemar Mayeri Ärimaja
Paldiski mnt 29, B-korpus, 6. korrus
Tallinn, Eesti 10612

Kontakt

Field is required!
Field is required!
Field is required!