ERP juurutamine: kuidas süsteemist saab äriline kasu

ERP-projekte vaadatakse sageli kui tehnoloogiaprojekte. Valitakse süsteem, pannakse paika ajakava, ehitatakse lahendus ja minnakse live’i. Tehniliselt võib kõik toimida, aga sellest ei piisa. Küsimus ei ole selles, kas süsteem töötab, vaid kas organisatsioon hakkab seda kasutama nii, et tekib päris äriline kasu.

Prosci uuring, mis põhineb enam kui 1600 ERP praktikute kogemusel, toob selle üsna selgelt välja: edu ei määra peamiselt tehnoloogia, vaid see, kuidas inimesed, protsessid ja juhtimine muutusega kaasa tulevad. Seda saab lahti mõtestada viie võtmeteguri kaudu.

1. Kõige suurem mõju on inimestel ja muudatuste juhtimisel. Kui kasutajad ei saa aru, miks muutus vajalik on ja kuidas see nende tööd mõjutab, siis nad ei võta uut süsteemi omaks. Koolitus, kaasamine ja selge kommunikatsioon ei ole siin “toetavad tegevused”, vaid otseselt tulemuse määrajad. Organisatsioonid, kes sellesse teadlikult panustavad, saavad ka parema kasutuse ja kiirema väärtuse realiseerimise.
2. Teine oluline koht on mõõtmine ja pidev parendamine. ERP väärtus ei teki käivitamise hetkel, vaid pärast seda, kui süsteemi hakatakse päriselt kasutama, tekivad esimesed kitsaskohad ja neid hakatakse lahendama. Kui puuduvad selged mõõdikud ja regulaarne ülevaade, jääb ka arusaam, kas investeering ennast ära tasub, häguseks. Hästi toimivad organisatsioonid vaatavad oma KPI-sid regulaarselt ja teevad selle põhjal muudatusi.
3. Kolmas tegur on strateegia ja protsessid. ERP ei loo väärtust, kui ta lihtsalt digitaliseerib olemasoleva töökorralduse. Kui protsessid on ebaefektiivsed, siis uus süsteem ei paranda neid, vaid võimendab probleeme. Seetõttu on kriitiline vaadata protsessid üle enne süsteemi seadistamist ja siduda ERP eesmärgid konkreetsete ärivajadustega. Tehnoloogia peab toetama strateegiat, mitte vastupidi.
4. Neljas tegur on projekti planeerimine ja elluviimine. See on vajalik vundament, kuid harva see koht, kus projekt läbi kukub. Pigem tekivad probleemid siis, kui ajakava on liiga optimistlik, ärivajadused ei ole lõpuni läbi mõeldud või kasutajate ettevalmistus jääb nõrgaks. Hea planeerimine tähendab siin realistlikku lähenemist ja piisavat aega just nendele tegevustele, mis mõjutavad kasutuselevõttu.
5. Viimane tegur on tehnoloogia ja automatiseerimine. Kuigi see on ERP nähtavaim osa, on selle mõju tegelikule tulemusele väiksem, kui sageli arvatakse. Tänapäevased lahendused on üldjuhul piisavalt võimekad. Kui väärtust ei teki, on põhjus enamasti selles, kuidas süsteemi kasutatakse, mitte selles, mida süsteem suudab.

Süsteemi juurutamine ei ole sama mis väärtuse loomine. Süsteem võib olla kasutusel, aga kui inimesed oma tööviisi ei muuda, protsessid ei parane ja tulemusi ei juhita, siis jääb ka kasu tulemata. Need organisatsioonid, kes selle fookuse paika saavad, näevad ERP-st ka päriselt ärilist kasu.